KI-Tool „Dialog ad-hoc“ erfolgreich erprobt und eingeführt

Künstliche Intelligenz als Motor moderner Verwaltungsarbeit

Verwaltungen stehen täglich vor der Herausforderung, große Mengen an Akten und Dokumenten effizient zu bearbeiten. Klassische Prozesse – von der Recherche in umfangreichen Dokumentenbeständen bis zur Erstellung von Aktenzusammenfassungen – binden beträchtliche personelle Ressourcen.

„Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ermöglicht uns, komplexe Aufgaben schneller zu bewältigen und Entscheidungen auf einer breiteren, datenbasierten Grundlage zu treffen. Ziel ist es, uns besser mit den Bürgerinnen und Bürgern zu vernetzen, unsere Servicequalität zu steigern und damit auch Ressourcen zielgerichteter einzusetzen“, betont Landrat Helmut Riegger.

Mit dem KI-gestützten Tool „Dialog ad-hoc“ der Komm.ONE wurde im Projekt ein Instrument entwickelt und getestet, dass die Potenziale moderner Sprachmodelle gezielt für Verwaltungstätigkeiten nutzbar macht.
 

Hoher Datenschutzstandard und Blaupause für den KI-Einsatz

Besonderes Augenmerk wurde im Projekt auf die Sicherheit und Rechtskonformität gelegt. „Dialog ad-hoc“ wurde mit hohen Datenschutzstandards entwickelt und ermöglicht eine KI-Nutzung innerhalb der kommunalen Infrastruktur. „Die Umsetzung findet direkt am Dokument in einem sicheren, datenschutzkonformen Umfeld statt. So vermeiden wir Medienbrüche und können durch die direkte Integration im DMS auch weitere Datenbestände aus verschiedenen Fachverfahren bequem und modular integrieren. “ erläutert Jens-Uwe Hammann, Leiter der Abteilung Digitalisierung, GIS und IT im Landratsamt Calw.

Parallel zur technischen Erprobung entstand eine umfassende Blaupause für den datenschutzkonformen Einsatz von KI im Dokumentenmanagement welche - wie auch das Tool selbst - von anderen Kommunen nachgenutzt werden kann und so die jeweilige technische Einführung deutlich erleichtert.

Ein Erfolgsfaktor des Projekts war die enge Zusammenarbeit innerhalb des INDILAKO, in der sich mehrere Landratsämter zusammengeschlossen haben, um digitale Innovationen gemeinsam voranzutreiben. Durch den regelmäßigen Austausch konnten Erfahrungen gebündelt, Anforderungen abgestimmt und technische Lösungswege verglichen werden – ein Vorgehen, das die Entwicklung deutlich beschleunigt und die Übertragbarkeit auf andere Kreise erleichtert.

Unterstützt wurde das Projekt zudem durch IMAKA, dessen Projektmanagement-Methodik die strukturierte Planung, Dokumentation und Durchführung maßgeblich begünstigte. Klare Abläufe, einheitliche Protokolle und transparente Entscheidungsstrukturen stellten sicher, dass das Vorhaben effizient umgesetzt und die angestrebten Ergebnisse zuverlässig erreicht wurden.

Die erfolgreiche Zusammenarbeit im Rahmen des INDILAKO zeigt eindrücklich, wie wirkungsvoll gemeinsame digitale Innovationen im kommunalen Umfeld sein können. Das entstandene Konzept bietet daher nicht nur eine Grundlage für den heutigen Einsatz von Künstlicher Intelligenz, sondern sollte – gerade vor dem Hintergrund der dynamischen Entwicklungen im Bereich generativer und analytischer KI – auch künftig weiterverfolgt und ausgebaut werden. Es zeigt, dass kommunale Verwaltungen durch Kooperation, klare Strukturen und den gezielten Einsatz moderner Technologien gemeinschaftlich entscheidende Impulse für die Verwaltungsmodernisierung setzen können.

Mit der erfolgreichen Umsetzung des Konvois ist ein wesentlicher Meilenstein für den praktischen Einsatz von KI in der kommunalen Verwaltung erreicht. Das Projekt zeigt, dass Künstliche Intelligenz bereits heute zur Entlastung von Mitarbeitenden beitragen und Prozesse beschleunigen kann – sicher, nachvollziehbar und praxisorientiert.