New Work Spaces in der öffentlichen Verwaltung – Erfolgreicher Austausch, Impulse und Best-Practice

Wie arbeiten wir in Zukunft? Kaum ein Thema stellt die öffentliche Verwaltung derzeit vor größere Herausforderungen als die Frage, wie sie einerseits den steigenden Bedarf an hybrider Zusammenarbeit und andererseits neue Formen der Bürgerinteraktion unterstützen kann. Dazu haben unter dem Dach des Landkreistags Baden-Württemberg der Rems-Murr-Kreis, der Landkreis Ravensburg, der Schwarzwald-Baar-Kreis, der Landkreis Waldshut sowie der Hohenlohekreis in Kooperation mit Drees & Sommer am Donnerstag, 18. April 2024 zu einer Immobilienwerkstatt unter dem Motto „Strategie: New Work Spaces in der öffentlichen Verwaltung“ in den neu sanierten Sitzungssaal im Landratsamt Rems-Murr-Kreis in Waiblingen eingeladen.

Von Osnabrück bis Waldshut-Tiengen kamen die zahlreichen Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Immobilienwerkstatt im Sitzungssaal am Alten Postplatz in Waiblingen zusammen, um Impulse zu sammeln, gemeinsam zu diskutieren und Netzwerke aufzubauen. Bei den Impulsen „von der Verwaltung für die Verwaltung“ wurden visionäre und Best-Practice-Projekte aus dem Rems-Murr-Kreis, dem Landkreis Schwarzwald-Baar-Kreis, dem Landkreis Ravensburg und dem Landkreis Waldshut vorgestellt. Die genannten Landkreise haben sich bereits vor über acht Jahren zusammengeschlossen, um gemeinsam an den Herausforderungen mit denen die Landkreisverwaltungen konfrontiert sind, zu arbeiten und Synergien zu nutzen. Ganz in Sinne der Synergieeffekte wurde auch die Idee der Immobilienwerkstatt geboren.

„Zum Ansatz des New Work gehört in erster Linie ein breites Verständnis, Engagement, ein hohes Maß an Motivation und Flexibilität. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben diese Eigenschaften gezeigt, denn das ganze Format der Veranstaltung wurde von allen Beteiligten in Zusammenarbeit mit Drees & Sommer innerhalb weniger Wochen auf die Beine gestellt. Die öffentlichen Verwaltungen stehen alle vor den gleichen Herausforderungen. Unvorhersehbare Krisen, der digitale Wandel, Fachkräftemangel und eine zunehmend angespannte Finanzlage, machen der öffentlichen Hand die Transformation zu einem Dienstleister, wie Bürgerinnen und Bürger es im privaten Bereich gewohnt sind, nicht leichter. Umso wichtiger ist, dass jetzt gemeinsam Lösungen gefunden werden, um die Erledigung der staatlichen Aufgaben sicherzustellen und den wachsenden Anforderungen an eine moderne Verwaltung gerecht zu werden“, so Gastgeber Landrat Dr. Richard Sigel in seinem Begrüßungsimpuls.

New Work Spaces und Beispiele in der öffentlichen Verwaltung:

Mit dem Begriff „New Work“ wird der strukturelle Wandel, bedingt beispielsweise durch Digitalisierung, Automatisierung und Künstliche Intelligenz, aber auch neue, veränderte Bedürfnisse und Anforderungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in unserer Arbeitswelt zusammengefasst. Im Fokus der Immobilienwerkstatt standen insbesondere die Faktoren Mensch, Raum, Technologie, Bürgerinteraktion und Mobilität im Fokus.

„Der zunehmende Fach- und Arbeitskräftemangel sowie die voranschreitende Digitalisierung sind für die öffentliche Verwaltung große Herausforderungen. Dies macht es erforderlich, sich mit neuen und innovativen Arbeitswelten zu beschäftigen. Wir sind daher für die aus der Immobilienwerkstatt gewonnenen Impulse sehr dankbar. Ein solches Format ist genau der richtige Ansatz, um den notwendigen Austausch unter den Landkreisen zu fördern. Denn klar ist: Hier muss nicht jeder das Rad neu erfinden“, sagt Prof. Dr. Alexis von Komorowski, der Hauptgeschäftsführer des Landkreistags Baden-Württemberg.

In kompakten Fachvorträgen und mittels Erfahrungsberichten sowie in intensiven Workshops wurden die Chancen für die Arbeitgeber, wie zum Beispiel die Entwicklung der idealen Kultur und Struktur des Arbeitsplatzes und damit eine gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie höhere Arbeitgeberattraktivität und steigende Produktivität herausgestellt.

„Die intensiven Diskussionen während der Immobilienwerkstatt zeigen, dass das „Werkzeug Raum“ ein wesentlicher und mittlerweile sehr bewusster Baustein in der Arbeitswelt der öffentlichen Verwaltung ist. Raum wirkt immer auf den Menschen; egal ob es sich um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Bürgerinnen und Bürger handelt. Ein gutes Raumkonzept leistet einen wirtschaftlichen Beitrag zu einer Zusammenarbeit ohne Barrieren“ ergänzt Sven Mylius von Drees & Sommer.
 

Best-Practise-Impulse aus der Verwaltung für die Verwaltung:

Die Leiterin des Kreisjugendamts im Landratsamt Schwarzwald Baar-Kreis Silke Zube referierte über den Change-Management-Prozess und wie in ihrer Verwaltung das Kreisjugendamt komplett neu gedacht und im sogenannten „OpenSpace“-Stil, also mit offenen Raumkonzepten ohne Einzelbüros, umgesetzt wurde. Zu diesem erfolgreichen Konzept gehören beispielsweise DeskSharing, Home Office, die vollständige Digitalisierung, die Einführung einer Front- und Office Struktur, sowie sogenannte ThinkTanks (Besprechungsinseln und –räume). Dieses Konzept hat sich der Rems-Murr-Kreis schon vor ein paar Jahren zum Vorbild genommen und dieses im Rahmen der Gesamtimmobilienkonzeption integriert.

In Waiblingen entstehen ebenfalls an zwei Standorten, dem Standort Rötestraße und dem Standort Alter Postplatz modernste Verwaltungsstrukturen. Der Fokus bei der Gesamtimmobilienkonzeption liegt auf einer effizienten, zukunftsfähigen, bürgerfreundlichen, attraktiven und bis 2030 klimaneutralen Kreisverwaltung.

Peter Schäfer, Dezernent für Finanzen, Beteiligungen und Personal stellte den Anwesenden den Neubau des Landratsamts in der Rötestraße mit dem in Zusammenarbeit mit Drees & Sommer neu entwickelten Nutzungskonzept, dem sogenannten „Drei-Zonen-Konzept“ vor: Das Konzept bietet öffentliche Servicestellen und Beratungsbereiche für die Bürgerinnen und Bürger sowie interne, sichere Arbeitsbereiche für Mitarbeitenden. Mit den neuen Arbeitswelten wurde ein attraktives Arbeitsumfeld geschaffen, das neue Maßstäbe für effiziente Abläufe in einer modernen Verwaltung setzt. Sowohl die Rötestraße als auch die Baustelle des neuen Erweiterungsbaus am Alten Postplatz konnten im Rahmen von Führungen durch die Gäste besucht und erkundet werden.

Schäfer betonte in seinem Vortrag die Bedeutung der Beteiligung und Mitnahme der Mitarbeitenden, die Förderung einer transparenten und offenen Hauskultur und die Umsetzung intensiver Nutzerworkshops sowie regelmäßige Mitarbeiterbefragungen für das Gelingen eines solchen Change-Management-Prozesses. Weitere Faktoren, die im Kontext New Work beim Landratsamt Rems-Murr-Kreis eine wesentliche Rolle in der Modernisierung und Entwicklung spielen, sind ein umfangreiches Gesundheits-Management oder beispielsweise auch der Ausbau eines Angebots der Kindertagespflege für Mitarbeiterkinder unter drei Jahren, welches im Herbst 2024 an den Start gehen wird.

Im Einklang mit der Gesamtimmobilienkonzeption setzt das Landratsamt Rems-Murr-Kreis außerdem auf ein neues Mobilitätskonzept. Damit leistet es einen Beitrag zum Klimaschutz und macht einen weiteren Schritt in Richtung Zukunft. Das Mobilitätskonzept setzt verschiedene Anreize, damit Mitarbeitende das Landratsamt mit umweltfreundlicheren Verkehrsmitteln erreichen. Ein Baustein ist dabei die Neuausrichtung des Fuhrparks. Die Flotte der Dienstfahrzeuge wurde erheblich ausgeweitet, der Anteil der Elektroautos dabei deutlich erhöht. Auch an die Fahrradpendler ist gedacht. Ein wahrer Leuchtturm ist die neu geschaffene Fahrradgarage samt Duschmöglichkeiten und Umkleiden inklusive Lademöglichkeiten am Alten Postplatz. Ebenso in der Rötestraße finden Fahrradpendler ausreichend Stellplätze sowie Möglichkeiten zum Duschen und Umziehen sowie E-Bike Lademöglichkeiten.

Weitere spannende und lehrreiche Vorzeigeprojekte wurden in Bezug auf hybride Zusammenarbeit am Beispiel des Technologiekonzepts des Landratsamts Ravensburg durch Anja Kahle, Dezernentin für Organisationsentwicklung, Personal und Kultur sowie Prof. Dr. Herbert Schuster, Standortleiter Fachhochschule des Mittelstands (FHM) zum Thema „Bürgerinteraktion – Chancen durch digitale Prozesse KI in der Verwaltung“ vorgestellt.