Enzkreis baut auf Project Management Office

Wandel in der Verwaltungsarbeit

Die Arbeit im Landratsamt Enzkreis geht längst über klassische Verwaltungstätigkeiten hinaus. Herausforderungen müssen gemeistert, neue Gesetzesvorhaben umgesetzt und dabei Prozesse verschlankt werden – oft bereichsübergreifend und zeitlich begrenzt in Projektform. Um dieser veränderten Arbeitsrealität gerecht zu werden, hat beim Enzkreis eine interne siebenköpfige Projektgruppe ein umfassendes digitales Projekthandbuch entwickelt. Es ist das Ergebnis einer Recherche auf zahlreichen Kanälen und soll das Projektmanagement im Landratsamt Enzkreis standardisiert voranbringen und begleiten.

Das neu geschaffene Project Management Office (PMO) fungiert dabei als zentrale Steuerungs- und Unterstützungseinheit für alle laufenden und künftigen Projekte im Landratsamt. Seine Hauptaufgabe besteht darin, einheitliche Standards und Methoden bereitzustellen, um Projekte effizienter zu gestalten und ihre Erfolgsquote zu erhöhen. Im Ziel stehen dabei messbare Verbesserungen: mehr Effizienz durch optimierte Abläufe, gesteigerte Effektivität bei der Zielerreichung sowie eine transparente Kosten- und Erfolgskontrolle. Durch das PMO sollen Ressourcen gezielter eingesetzt, Doppelarbeiten vermieden und der Überblick über alle Projektaktivitäten gewährleistet werden. So trägt die neue Organisationseinheit maßgeblich dazu bei, dass strategische Vorhaben des Landkreises termingerecht und im vorgegebenen Budgetrahmen realisiert werden können.
 

Von der Projektdefinition bis zum Abschluss

Das digitale Handbuch richtet sich an alle Mitarbeitenden – unabhängig davon, ob sie bereits Projekterfahrung mitbringen oder erstmals in einem Projekt mitwirken. In der Einleitung wird deutlich: Knapper werdende Ressourcen sind nicht nur Hürden, sondern auch Chancen für Innovation und Gestaltung. Zunächst klärt das Handbuch grundlegende Begriffe und beantwortet die zentrale Frage: „Was ist überhaupt ein Projekt?" Dabei wird auch die Abgrenzung zum Tagesgeschäft verdeutlicht – ein wichtiger Aspekt für die praktische Arbeit.

Auch im Landratsamt Enzkreis war dies eine der ersten wichtigen Erkenntnisse: Nicht alles, was im Alltag als „Projekt“ betitelt wird, entspricht auch der Projektdefinition. Hier war und ist Grundlagenarbeit gefordert, um ein einheitliches Verständnis von Projekten im Haus zu etablieren.

Der strukturierte Aufbau des Handbuchs führt durch alle Projektphasen: von der Initiierung über die Planung und Durchführung bis hin zur Abschluss- und Nachprojektphase. Für jede Phase stehen im „Werkzeugkasten" konkrete Hilfsmittel bereit. Die einzelnen Projektphasen werden außerdem mithilfe eines Prozesses abgebildet. Zur Klassifizierung der Projekte hat sich der Enzkreis für die Verwendung von T-Shirt-Größen entschieden. So ist für L-Projekte beispielsweise ein umfangreicherer Prozess notwendig als für S-Projekte.
 

Praxisnahe Werkzeuge und Vorlagen

Besonders wertvoll sind die im Handbuch enthaltenen zahlreichen Vorlagen und Checklisten:

Die Stakeholder-Analyse hilft beispielsweise, alle relevanten Beteiligten zu identifizieren. Für den Projektabschluss werden gezielte Reflexionsfragen bereitgestellt: Was hat funktioniert, was nicht? Für jede dieser Fragen regt das Handbuch an, Folgen und Verbesserungsmöglichkeiten für kommende Projekte zu durchdenken – ein wichtiger Baustein für kontinuierliche Weiterentwicklung. Auch für das Thema Kommunikation, oft eine Herausforderung in bereichsübergreifenden Projekten, gibt das Handbuch in Form eines Kommunikationsplans konkrete Hilfestellung.
 

Zentrale Anlaufstelle für alle Projektfragen

Das beim Landratsamt Enzkreis geschaffene Project Management Office (PMO) ist bei der Stabsstelle Strategie und Kommunikation angesiedelt. Catrin Dauser leitet das PMO und steht als zentrale Ansprechpartnerin zur Verfügung. Sie unterstützt bei der Anwendung der neuen Richtlinien und begleitet Projekte mit Rat und Tat. Seit 2025 müssen alle geplanten Projekte über einen standardisierten Projektauftrag gemeldet werden, der im Handbuch verfügbar ist. Dies schafft Transparenz und ermöglicht eine bessere Koordination der Projektlandschaft im Enzkreis.
 

Schulungen in Vorbereitung

Um die Arbeit mit dem neuen Handbuch zu erleichtern, plant das Landratsamt Schulungen für alle Personen, die an Projekten mitwirken. So sollen alle Beteiligten optimal auf die neuen Standards im Projektmanagement vorbereitet werden. Hierfür soll unter anderem die digitale Lernwelt des Landratsamtes - der im Intranet verfügbare sog. „WissENZkreis“ - genutzt werden und ein Angebot an digitalen und analogen Lernmöglichkeiten entstehen. Auch das Thema „KI im Projektmanagement“ wird hierbei aufgegriffen. Das Landratsamt Enzkreis arbeitet mit nele.ai und nutzt diese Möglichkeit, um den Mitarbeitenden den Einstieg in die Projektarbeit zu erleichtern.

Das digitale Handbuch ist unter www.digitales-handbuch.enzkreis.de frei zugänglich.