Selbstbewusst mit neuen Standards zum Arbeitgeber der Zukunft?

Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels in der öffentlichen Verwaltung gewinnt es für Kommunen und Landkreise immer mehr an Bedeutung, sich als Arbeitgeber attraktiv zu präsentieren.

Wie viele weitere Arbeitgeber bietet das Landratsamt Tuttlingen seinen Beschäftigten unter anderem ein vergünstigtes Jobticket für den Personennahverkehr, eine Kantine, ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsprogramm und Maßnahmen zur Gesundheitsförderung wie bspw. Sportkurse, Vorträge, Gesundheitstage oder Hansefit an.

Doch was zeichnet die Attraktivität eines Arbeitgebers darüber hinaus aus?
 

Arbeitsweg vereint mit dem Weg in die Kita

Zur langfristigen Bindung von Mitarbeitenden setzt das Landratsamt Tuttlingen unter anderem auf Angebote für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Bereits seit dem Jahr 2005 besteht die Möglichkeit der Kleinkinderbetreuung im Hauptgebäude des Landratsamtes Tuttlingen. Kinder bis 3 Jahre können in der „Zwergenstube“ für eine Halb- oder Ganztagsbetreuung angemeldet werden. Eltern ersparen sich dadurch den zusätzlichen Weg in die Kita.

 „Ich schätze das familiäre Umfeld an der Zwergenstube sehr. Es kann optimal auf die Bedürfnisse der Kinder eingegangen werden und ich weiß, dass mein Kind gut betreut ist. Im Zweifel sind die Eltern sofort erreichbar und man kann sich daher auch gut auf die Arbeit konzentrieren“, berichtet eine Mitarbeitende.

Dass das Konzept erfolgreich ist, bestätigt auch die hohe Nachfrage der Betreuungsplätze. Die unmittelbare Nähe zum Arbeitsplatz wird hier oft als größter Vorteil benannt. Die gewonnene Zeit kann somit auch zur Work-Life-Balance beitragen.

Von der Gleitzeit bis zum digitalen Arbeiten

In der heutigen Arbeitswelt gehört es auch mit dazu, seinen Mitarbeitern eine Flexibilisierung der Arbeitsorganisation zu ermöglichen. Da dem Privatleben eine immer größere Rolle zugewiesen wird, ist Flexibilität im Beruf der Wunsch vieler Arbeitnehmer.

Diese Flexibilität wird im Landratsamt Tuttlingen zum einen auch durch gleitende Arbeitszeiten gewährleistet.

Mit der Fertigstellung des Erweiterungsbaus im Jahr 2021 konnte die Verwaltung des Landkreises Tuttlingen weiter zentralisiert werden. Im Laufe der detaillierteren Planungen in den Jahren 2015 und 2016 wurde klar, dass möglichst papierlos und somit digital gearbeitet werden soll. Daher wurden bereits in einer sehr frühen Planungsphase die Themen digitales Arbeiten und Digitalisierung verfolgt. Hieraus ergaben sich diverse Handlungsfelder, die als Grundvoraussetzung für ein ortsunabhängiges Arbeiten in den Folgejahren umgesetzt wurden.

Softphone-Clients bereits seit 2018 im Einsatz

Die Telefonie in der Landkreisverwaltung wurde bereits im Jahr 2018 erfolgreich auf flächendeckenden Einsatz eines Softphone-Clients (Cisco Jabber) und Headset umgestellt. Alle Mitarbeitenden der Verwaltung erhalten seither ein eigenes Headset. Klassische Telefon-Apparate sind nur noch als Notfall-Telefone und in wenigen speziellen Bereichen im Einsatz.

Die Mitarbeitenden schätzen die neue Art des Telefonierens mit ihren Vorzügen: kein Hörer in der Hand, eine einfache Anwendung, Flexibilität und eine neue Kommunikationsmöglichkeit durch Kurznachrichten via Chat.

Ergänzend werden auch Kontakte, die für alle Mitarbeitenden nutzbar sein sollen, zentral in der digitalen Adressverwaltung unseres Dokumentenmanagementsystems enaio durch das Organisationsamt gepflegt und stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung.

Zusätzlich hat jede Organisationseinheit die Möglichkeit, über enaio ein Amts-Adressbuch zu pflegen. Diese Kontakte werden dann automatisch im Softphone-Client nur dem jeweiligen Amt zur Verfügung gestellt.

Zukünftig sollen diese Adressbücher auch als Grundlage für sämtliche Brief-Korrespondenz, die außerhalb von Fachanwendungen läuft, genutzt werden.

Flexibilität durch ortsunabhängiges Arbeiten

Bereits während der Planung des Erweiterungsbaus und dessen Bezug im Jahr 2021 wurden alle dort angesiedelten Mitarbeitenden mit eigenen Notebooks ausgestattet. Im Laufe des ersten Halbjahres 2023 werden alle Mitarbeitenden, die bisher noch mit einem Tower-PC gearbeitet haben, mit einem eigenen Notebook ausgestattet. Ebenso werden an allen noch nicht derart ausgestatteten Arbeitsplätzen Docking-Stations und zwei 24-Zoll Monitore aufgebaut.

Der Einsatz von zwei Monitoren ist seit mehreren Jahren ein gesetzter Standard im Landratsamt Tuttlingen. Dadurch wird die "Ein-Geräte-Strategie", welche sich seit 2020 in Umsetzung befindet und aufgrund der Lieferschwierigkeiten im Zuge der Corona-Pandemie zuletzt ins Stocken geriet, für alle Mitarbeitenden zum Abschluss gebracht.

Durch die eigenen Notebooks und die vorgenannte Ausstattung mit Docking-Stations an allen Arbeitsplätzen ergibt sich eine hohe Flexibilität. Alle Mitarbeitenden haben somit theoretisch die Möglichkeit, an jedem Arbeitsplatz in der Verwaltung vollumfänglich mit der eigenen Arbeitsumgebung und den gleichen Programmen arbeiten zu können. Diese Flexibilität war gerade in Corona-Zeiten ein großer Pluspunkt, da Mitarbeitende mit relativ geringen Mitteln auch kurzfristig in freie Büros ausweichen oder im Homeoffice arbeiten konnten. Die Mitarbeitenden waren dort ohne Einschränkungen arbeitsfähig, was eine große Erleichterung darstellte.

Bei genehmigter alternierender Telearbeit ("feste Homeoffice-Tage") bekommen die Mitarbeitenden für das „Homeoffice“ ebenfalls auf Wunsch eine Arbeitsplatzausstattung ähnlich der in den Verwaltungsräumen: Docking-Station, Maus, Tastatur und zwei Bildschirme. Die Dienstvereinbarung aus dem Jahr 2019 wurde aufgrund der positiven Erfahrungen aus den vergangenen Corona-geprägten Jahren im Jahr 2022 aktualisiert und um die Möglichkeit der mobilen Telearbeit erweitert.

Für alle Mitarbeitenden stehen im Erweiterungsbau mehrere Besprechungsräume (bis 8 Personen) und Konferenzräume (bis 29 Personen) für hybride Sitzungen zur Verfügung, die über unser an Outlook angebundenes Raumbuchungssystem, direkt bei der Terminerstellung gebucht werden können.

Die neue Arbeitswelt mit Teambüros

Zum Konzept des neuen Erweiterungsbaus gehört auch das Arbeiten in größeren Teambüros.

Die im Vergleich zu Einzelbüros kosteneffizientere Arbeitsplatzsituation fördert die Teamarbeit und ermöglicht eine einfache Abstimmung und Zusammenarbeit. Durch die standardisierte Einrichtung ist eine flexible Nutzung der Arbeitsplätze möglich.

Den Mitarbeitenden stehen sogenannte Fokusräume zur Verfügung. Diese werden oft für vertrauliche Telefonate oder als Rückzugsort für Tätigkeiten, die höchste Konzentration erfordern, genutzt. Ebenso verfügen die oberen Etagen im Erweiterungsbau über kleine, interne Besprechungsräume mit entsprechender Medientechnik, die sich im Back-Office-Bereich befinden.

Besprechungen werden digital unterstützt

Zur Planung, Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen wird seit dem Jahr 2021 in Teilbereichen der Verwaltung die Software MeetingBooster eingesetzt. Durch diese Software wird eine (annähernd) durchgängig hohe Qualität von Besprechungsprotokollen erreicht und die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen erhöht. Die flächendeckende Nutzung soll möglichst zeitnah erfolgen, da alle Organisationseinheiten, welche die Applikation bereits einsetzen, von deutlich effektiveren und effizienteren Meetings berichten.

Zur weiteren Steuerung und Planung von Digitalisierungsmaßnahmen wird derzeit auch eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet, bei der alle Ebenen der Verwaltung dazu aufgerufen sind, ihre Ideen und Vorschläge einzubringen. Das Ziel ist es, die Mitarbeitenden bewusst einzubinden.

Ein Veränderungsprozess gelingt vor allem dann, wenn sich (möglichst) alle daran beteiligen und die Umsetzung von Maßnahmen in die einzelnen Arbeitsbereiche getragen werden.

Die Umsetzung dieser Digitalisierungsstrategie soll dem Landratsamt Tuttlingen helfen, den bisher eingeschlagenen Weg eines zukunftsorientierten Arbeitgebers weiter erfolgreich beschreiten zu können.

„Wir setzen darauf, unseren Kunden, Bürgern und Mitarbeitenden eine moderne Verwaltung zu bieten, welche motiviert und in technischer Hinsicht sinnvoll und effizient mit modernsten Mitteln ausgestattet ist“, erläutert Harald Müller, IT-Leiter des Landratsamtes Tuttlingen.

 Auf den Punkt

Wie uns die bisherigen Erfahrungen zeigen, ist die Attraktivität eines Arbeitgebers vor allem dadurch geprägt, welche Standards für die Mitarbeitenden in der Arbeitsausstattung und in der Arbeitsorganisation gesetzt werden.

Zudem darf nicht außer Acht gelassen werden, welche Wirkung auch Standards für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und die Fürsorge in den Bereichen Gesundheitsmanagement, Weiterbildung und Weiterentwicklung haben. Die Mitarbeitenden zu fördern, die persönlichen Bedürfnisse und Prioritäten zu sehen und hier optimale Rahmenbedingungen zu gestalten, macht einen Arbeitgeber der Zukunft aus.