EMMA-Hackathon – wie man Prozessautomation neu denkt

Prozessautomation - der Weg in die Zukunft

Prozessautomation in der öffentlichen Verwaltung ist derzeit in aller Munde. Die Gründe dafür sind vielseitig. Oft werden die Aufgaben von Behörden immer umfangreicher. Rechtliche Lagen verkomplizieren sich und werden vielfältiger. Dadurch verlängern sich die Durchlaufzeiten von Prozessen und die Rückstände für Genehmigungen und Entscheidungen erhöhen sich.

Kommt dann noch der Fachkräftemangel und der demographische Wandel hinzu, entstehen oft lange Wartezeiten für Leistungen der öffentlichen Organisationen.
Als Folge steigt die Unzufriedenheit der Bürger. Ebenso steigt der Frust und die Überlastung bei den Mitarbeitenden. Von dieser Situation berichten derzeit viele öffentliche Verwaltungen.

Als Lösungsansatz kommt nun die Prozessautomation ins Spiel. Prozessautomation eignet sich vor allem für quantitative und repetitive Prozesse. Davon gibt es in öffentlichen Verwaltungen nur zu genüge. Auch der Landkreis Ravensburg muss sich mit den derzeitigen Problemen auseinandersetzen und hat sich daher für den Weg der Automation und EMMA entschieden.
 

Was ist EMMA?

EMMA ist aus dem Hause WIANCO OTT Robotics und ist eine RPA-Software (Robotic Process Automation) zur Automatisierung von Prozessen. Davon gibt es auf dem Markt bereits viele.

EMMA unterscheidet sich von diesen aber in wesentlichen Punkten. Denn um mit EMMA zu arbeiten ist kein tiefgehender IT-Hintergrund möglich, nur ein kurzes Training mit der Software.

Zudem läuft EMMA On-Premises, sodass keine externe Firma benötigt wird um Prozesse zu automatisieren. Dadurch verlassen keine Daten das lokale Netzwerk und es kann datenschutzkonformes Arbeiten sichergestellt werden.
 

Bisherige Herausforderungen

Der Landkreis Ravensburg hat EMMA bereits Anfang 2024 beschafft. Damals wurde mit einem kleinen Team das Training absolviert und dann auch schon erste Prozesse automatisiert. Dennoch kam das Ganze ins Stoppen. Denn, das Thema Prozessautomatisierung wurde zusätzlich zu anderen Themen bearbeitet. Im Tagesgeschäft ging es dann nach und nach unter.

Ein weiteres Problem war es zudem das Verständnis und die Mithilfe flächendeckend in der Organisation zu schaffen. Denn um Prozesse zu automatisieren müssen diese bekannt sein. Das Fachwissen für Prozesse kommt daher immer aus den Fachämtern. Da diese aber oft bereits am Limit arbeiten, standen die benötigten Ressourcen für die Prozessautomation nicht zu Verfügung. 

Die Lösung: Der Hackathon

Als Lösung wurde dann ein neues Format geschaffen. Das Format sollte interaktiv, offen und kommunikativ sein und vor allem die Zeit schaffen, sich konzentriert mit der Prozessautomation beschäftigen zu können. Der EMMA-Hackathon wurde ins Leben gerufen.

Ein Hackathon (Wortschöpfung aus „Hack“ und „Marathon“) ist eine kollaborative Veranstaltung in der gemeinsam, mittels Software, an Lösungen für gegebene Probleme gearbeitet wird.
Die Teilnehmer kommen bei Hackathons üblicherweise aus verschiedenen Gebieten und bearbeiten ihre Projekte häufig in funktionsübergreifenden Teams.

Nach einigen Präsentationen in den Ämtern und bei den Digitallotsen war es möglich, sechs Teams für den Hackathon zusammenzustellen.

Das Ziel des Hackathons war es, die Kreativität und das technische Know-how der Teilnehmer zu nutzen, um reale Herausforderungen in der Prozessoptimierung anzugehen und diese in den zwei Tagen zu realisieren.

Und so kam es dann auch. Die sechs Teams aus den verschiedenen Ämtern trafen zusammen, um ihre Prozesse mit EMMA zu automatisieren. Hierbei wurden wir auch von der Firma WIANCO OTT Robotics mit zwei Mitarbeitern unterstützt, welche die Veranstaltung vor Ort begleitet haben.

Die Bandbreite der entwickelten Lösungen reichte von einem Rundmailversand mit angehängten Dateien bis hin zum Anfertigen von Anschreiben. 

Der Hackathon als Beschleunigung für Innovation

Die Ergebnisse des Hackathons haben unsere Erwartungen weit übertroffen. Wir haben ursprünglich mit sechs Prozessen angefangen, automatisiert wurden dann neun.

Das zeigt deutlich das Potential dieses Formats. Vorteile waren der kommunikative Austausch, das Bündeln und Freistellen von Ressourcen und das offene Arbeiten. Zudem konnte die Veranstaltung von Internen besucht werden, sodass informiert wurde und gleichzeitig Einblicke in die Funktionen von EMMA ermöglicht werden konnten.

Der erfolgreiche Hackathon unterstreicht einmal mehr die Bedeutung der Digitalisierung und Prozessoptimierung. Solche Veranstaltungen sollen im Landkreis Ravensburg auch in Zukunft wiederholt werden, da sich solche Formate eignen, um Innovation voranzutreiben und damit zukunftssichere und moderne Verwaltungen zu schaffen.