Mit Strategie ans Ziel
Veränderung als Chance begreifen – und Hürden meistern
Grundlage für unsere digitale und moderne Verwaltung ist eine Digitalisierungsstrategie. Ihre Vision ist es, Maßnahmen so zu planen, zu steuern und einzusetzen, dass sie die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen unterstützen und ihren Alltag erleichtert. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger.
Die Digitalisierungsstrategie umfasst folgende Themengebiete:
- Digitalisierung nach extern: Dazu zählen z.B. Bürgerportale, E-Payment-Lösungen, digitale Sprechstunden und die Unterstützung der Kommunen bei ihren Digitalisierungsvorhaben.
- Stärkung digitaler Prozesse: Wir führen E-Learning-Plattformen ein, digitalisieren interne Workflows und implementieren ein Ticketsystem für den Support.
- Digitale Akten- und Dokumentenführung: Die E-Akte wird konsequent in allen Ämtern eingeführt.
- Digitalisierungsgrundlagen: Wir setzen auf eine passende IT-Ausstattung, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit – alles Voraussetzungen für unsere Digitalisierungsmaßnahmen.
Die Vision: Nachhaltige Lösungen für eine digitale Zukunft
Die Digitalisierungsstrategie des Landkreises Waldshut verfolgt eine klare Vision: Die Planung, Steuerung und Umsetzung von gezielten, integrierten Digitalisierungsmaßnahmen zur Unterstützung der Kreisverwaltung und der strukturierten Weiterentwicklung des Landratsamts. Die Mitarbeitenden sollen durch anwendungsorientierte Digitalisierungswerkzeuge und bedarfsgerecht bereitgestellte Informationen optimal unterstützt werden.
Diese Vision basiert auf folgenden Zielen:
- Effizienz steigern: Moderne Technologien sollen unsere internen Prozesse verbessern, damit komplexe Aufgaben effizient bewältigt werden können.
- Gesetzliche Anforderungen erfüllen: Die Digitalisierung soll dabei helfen, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, beispielsweise im Bereich des E-Governments und des Onlinezugangsgesetzes (OZG).
- Bürgerfreundlichkeit: Wir möchten den Bürgerinnen und Bürgern bessere Online-Services und digitale Kommunikationskanäle bereitstellen. Mit ihnen soll der Zugang zur Verwaltung erleichtern und die Servicequalität verbessert werden. Viele Anträge können Bürgerinnen und Bürger schon heute bequem über das Bürgerportal von zu Hause aus einreichen.
- Kommunale Unterstützung: Das Amt für IT & Digitalisierung schult und informiert die Kommunen bei ihren eigenen Digitalisierungsvorhaben. Der gesamte Landkreis Waldshut soll digital werden.
- Attraktivität als Arbeitgeber: Eine moderne und digitalisierte Verwaltung macht den Landkreis Waldshut attraktiv als Arbeitgeber und zieht qualifizierte Fachkräfte an.
Change Management ist Voraussetzung
All das funktioniert nicht von heute auf morgen. Denn Veränderung bringt Herausforderungen mit sich. Sie verlangt von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unserer Verwaltung Offenheit für neue Technologien und Denkweisen. Es braucht den Willen aller, neue Prozesse aktiv mit zu gestalten. Die Strategie setzt voraus, gewohnte Abläufe und eingespielte Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls neu zu definieren. Es braucht Zeit, diese Hürden zu nehmen - und gezielte Schulungsmaßnahmen. Bei deren Durchführung setzt das Landratsamt auf eine E-Learning Infrastruktur. Mit ihr sollen Ängste vor Veränderung abgebaut und Vertrauen in neue Prozesse geschaffen werden.
Motor und Koordinator der Digitalisierung
Das Amt für IT & Digitalisierung ist für die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie zuständig. Als zentrale Anlaufstelle ist es seine Aufgabe, die digitale Transformation aktiv voranzutreiben. Es agiert als kompetenter Partner für alle Fachämter und unterstützt sie bei der Planung, Umsetzung und nachhaltigen Nutzung neuer Technologien und Prozessen.
Aufgaben des Amtes für IT & Digitalisierung im Rahmen der Digitalisierungsstrategie
- Initiierung und Steuerung von Digitalisierungsprojekten
- Beratung der Fachämter
- Sicherung von Wissen, Erfahrungen und Best Practices
- Verwaltung und Überwachung des zentralen Maßnahmenplans
- Aktive Einbringung von Themen und Hinweisen auf deren Umsetzungsnotwendigkeit
Projektarten und Rollen: Struktur für den Erfolg
Um alle Ämter bei ihren Vorhaben bestmöglich unterstützen zu können, hat das Amt ein differenziertes Vorgehensmodell entwickelt. Es definiert für Kleinst-, Mittel- und Großprojekte die notwendigen Projektrollen mit ihren um Verantwortlichkeiten und Aufgaben. So wird der Erfolg jedes Projekts gesichert.
Werkzeuge und Vorgehensmodell für die Projektarbeit
Um die Rollen, ihre Verantwortlichkeiten und Aufgaben definieren zu können, erstellen die Ämter und Abteilungen einen Projektantrag. Sie geben darin Ziele und Beteiligte an. Ein Projektsteckbrief beschreibt ihr Vorhaben präziser. Während der Laufzeit der Projekte werden sie umfassend dokumentiert, stetig präzisiert und angepasst. Eine Offene-Punkte-Liste (OPL) erfasst und verfolgt offene Fragen. Sprechstunden, Mini-Workshops, regelmäßige Sitzungen und Workshops dienen der Information, Schulung und dem Austausch.
Im Rahmen einer Projektnachbereitung werden Stärken und Schwächen besprochen und Learnings für künftige Projekte festgehalten.
Fazit: Digitale Transformation als Schlüssel zur modernen Verwaltung
Der Ansatz für digitalisiertes Landratsamt Waldshut ist umfassend. Er zielt auf eine moderne, verbesserte Verwaltungsarbeit ab.
Die entworfene Strategie bietet klare Rahmenbedingungen, um Digital-Projekte und Prozesse flexibel und schnell umsetzen zu können.
Die größte Herausforderung bei der Digitalisierung ist die Veränderung der gewohnten Verwaltungskultur. Wir gehen sie mit gezielten Maßnahmen an.
Die Ämter, die bereits nach dem strukturierten Vorgehen des Amts für IT und Digitalisierung in Projekten gearbeitet haben, empfinden die klare und transparente Handhabung der Digitalisierungsprojekte als sehr bereichernd. Die enge Einbindung der Fachämter und gezielte Unterstützung haben sowohl die Effizienz der Abläufe gesteigert, als auch das Vertrauen in die Digitalisierungsmaßnahmen des Landratsamtes gestärkt.
Good Practice: Digitalisierungsstrategie
Landkreis: Landkreis Waldshut
Kategorie: Digitalisierung
Mehrwert: Die Digitalisierungsstrategie bietet einen klaren Fahrplan zur Optimierung verwaltungsinterner Abläufe, zur Steigerung der Effizienz und zur Verbesserung der Bürgerservices. So schafft sie eine moderne, transparente und bürgernahe Verwaltung.
Übertragbarkeit: Klares Vorgehensmodell und definierte Rollen ermöglichen, dass ähnliche Initiativen auf andere Landkreise oder Verwaltungen übertragen werden können
Ansprechperson: Amt für IT und Digitalisierung, digitalisierung@landkreis-waldshut.de
