So setzt der Zollernalbkreis die Digitalisierungsstrategie konsequent um
In seiner Digitalisierungsstrategie hat sich die Landkreisverwaltung des Zollernalbkreises 2023 das Ziel gesetzt, Dienstleistungen einfacher und komfortabler zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig die Arbeitsabläufe für die Mitarbeitenden zu vereinfachen. Der Zollernalbkreis setzt dabei auf innovative Lösungen, um Verwaltungsprozesse zu optimieren, Ressourcen zu schonen und den Service für die Bürger zu verbessern. Exemplarisch dafür stehen drei wegweisende Projekte: das neue Reisekostenmanagement, die digitale Kommunikation der Unterhaltsvorschusskasse und die Digitalisierung der Personalstammdatenerhebung.
Interne Abläufe verschlanken mit dem neuen Reisekostenmanagement GuideCom Travel
Schneller, einfacher, transparenter – das verspricht das neue Reisekostenmanagement für die Mitarbeitenden des Landratsamts, das im Zollernalbkreis im Dezember 2024 eingeführt wurde. Was früher eine zeitaufwändige und oft manuelle Aufgabe war, wird mit GuideCom Travel nun mit wenigen Klicks einfach, digital und sicher erledigt. Diese moderne Lösung bietet sowohl den Beschäftigten als auch den Führungskräften zahlreiche Vorteile im Arbeitsalltag.
GuideCom Travel ist eine benutzerfreundliche Software für die digitale Beantragung, Genehmigung und Auszahlung von Dienstreisen und Reisekosten. Alle Schritte des Reisemanagements – von der Antragstellung über die Genehmigung bis hin zur Auszahlung – werden vollständig digital abgebildet und dabei durch smarte Automatisierungen vereinfacht: Belege können z. B. per pdf- oder Fotodatei hochgeladen und eingereicht werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Belege papierhaft an das Personalamt zu versenden.
Die Vorteile für Mitarbeitende und Führungskräfte im Überblick
- Smarte Unterstützung bei jedem Schritt: Eine intuitive, übersichtliche Bedienung reduziert den Aufwand in jedem Prozessschritt, sei es bei der Antragstellung, bei der Genehmigung oder bei der Prüfung der Reisekosten.
- Minimierung der administrativen Aufgaben: Alle administrativen, bisher manuellen Tätigkeiten, werden auf ein Minimum reduziert. Die Software bietet ein hohes Maß an Automatisierung, was besonders bei der Erfassung und Prüfung von Anträgen Zeit spart.
- Schnelle Auszahlung durch optimierte Prozesse: Die Auszahlung der Reisekosten erfolgt direkt mit dem Gehalt, was eine zusätzliche Vereinfachung für die Abwicklung bedeutet. Die Software unterstützt außerdem die Abrechnungen von Vielreisenden.
- Vollständige Transparenz: Mitarbeitende und Führungskräfte können die Anträge und eingereichten Belege in jedem Bearbeitungsstatus einsehen und Status-Updates abrufen. Die Software bietet zudem umfassende Auswertungsmöglichkeiten.
- Schnelle Genehmigung: Für Führungskräfte bringt die Software eine spürbare Entlastung: Genehmigungs-Workflows erlauben eine einfache, digitale Prüfung und Freigabe von Anträgen. Sowohl Dienstreiseanträge als auch die dazugehörigen Reisekostenabrechnungen können vollständig papierlos bearbeitet werden.
Was ändert sich noch?
Um die Prozesse weiter zu optimieren, wurde die Dienstanweisung angepasst, sodass alle Informationen und Schritte für die Mitarbeitenden übersichtlich und leicht zugänglich sind. Auf der internen Lernplattform steht ein Erklärvideo zur Verfügung, das die Bedienung von GuideCom Travel Schritt für Schritt erläutert.
Good Practice: Abrechnung von Dienstreisen mit GuideCom Travel
Landkreis: Zollernalbkreis
Kategorie: Digitales
Mehrwert: Medienbruchfreie Erfassung und Abrechnung von Reisekosten
Ansprechperson: Cornelia Staab, Personalamtsleiterin Landratsamt Zollernalbkreis, Tel: 07433/92-1102, personalamt@zollernalbkreis.de
Rückläufe erhöhen und Bearbeitungszeiten verkürzen - Unterhaltsvorschusskasse setzt auf digitale Bürgerkommunikation
Im Zuge der Digitalisierungsstrategie wird mit Unterstützung des Amtes für Digitalisierung der Schriftverkehr der Unterhaltsvorschusskasse im Jugendamt modernisiert.
Schreiben an Eltern enthalten künftig keinen papiergebundenen Fragebogen mehr. Stattdessen ist das erforderliche Formular über einen QR-Code direkt auf dem Anschreiben digital abrufbar.
Der QR-Code kann einfach mit dem Smartphone gescannt werden. Das Formular lässt sich online direkt am Handy ausfüllen und digital übermitteln. Für die Unterhaltsvorschusskasse wurden die Vorteile schnell sichtbar: Durch die digitale Antwortmöglichkeit ergab sich seit Einführung eine deutlich größere Rücklaufquote, wodurch sich die Bearbeitungszeiten deutlich verringerten.
Damit wird der Rückversand per Post überflüssig – ein Schritt hin zu mehr Bürgerfreundlichkeit und effizienteren Abläufen.
Good Practice: Digitale Kommunikation der Unterhaltsvorschusskasse
Landkreis: Zollernalbkreis
Kategorie: Digitales, Services
Mehrwert: einfache und schnelle Personalstammdatenübermittlung zur Beschleunigung des Einstellungsprozesses, ressourcenschonend
Ansprechperson: Isabell Barth, Leiterin des Jugendamts, Landratsamt Zollernalbkreis, Tel: 07433/92-1402, jugendamt@zollernalbkreis.de
Mit wenigen Klicks zu vollständigen Unterlagen - Personalstammdatenerhebung digital
Schon kleine Veränderungen zeigen in der Praxis große Wirkung: Nachdem jahrelang mit papierhaften Einstellungsunterlagen gearbeitet wurde, wird mit der vollständigen Digitalisierung des Personalbogens nun der Papierflut und Ressourcenverschwendung entgegengewirkt. In Zusammenarbeit mit dem Amt für Digitalisierung wurde die Personalstammdatenerhebung von neuen Mitarbeitenden mittels Personalbogen auf ein Online-Formular umgestellt. Nach individuellen Vorgaben ließ sich ein maßgeschneidertes Abfrage-Formular erstellen. Es können Pflichtfelder generiert und sogar Dateien wie Geburtsurkunden der Kinder etc. direkt angefordert werden. So werden von neuen Mitarbeitenden alle wichtigen Daten zur Einstellung in das Online-Formular eingegeben, Dateien hochgeladen und direkt an das Personalamt übermittelt.
Die digitale Eingabe und Übermittlung gestalten sich für die neuen Mitarbeitenden sowohl schneller als auch einfacher. Für die personalverwaltende Stelle stellt dies eine Erleichterung und Beschleunigung des Einstellungsprozesses dar. Somit ist die Digitalisierung des Personalbogens eine Win-Win-Situation und ein einfacher, aber wirksamer Schritt auf dem Weg hin zu einer modernen Verwaltung.
Good Practice: Digitalisierung des Personalbogens zur Personalstammdatenabfrage
Landkreis: Zollernalbkreis
Kategorie: Personal, Digitales
Mehrwert: einfache und schnelle Personalstammdatenübermittlung zur Beschleunigung des Einstellungsprozesses, ressourcenschonend
Ansprechperson: Cornelia Staab, Personalamtsleiterin Landratsamt Zollernalbkreis, Tel: 07433/92-1102, personalamt@zollernalbkreis.de
Fazit
Diese Projekte sind nicht nur Beispiele für gelungene Digitalisierungsinitiativen, sondern auch Wegbereiter für weitere Innovationen in der Verwaltung. Sie zeigen, dass selbst vermeintlich kleine Veränderungen große Wirkungen entfalten können. Der Zollernalbkreis positioniert sich damit als eine moderne, effiziente und bürgernahe Verwaltung, die die Chancen der Digitalisierung aktiv nutzt, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen und den Service für die Bürger kontinuierlich zu verbessern.
