Mit Robotic Process Automation mehr Zeit fürs Wesentliche
Die RPA-Technologie übernimmt standardisierte Prozesse wie Dateneingaben, Formularprüfungen und Routineanfragen. Dabei arbeiten die Roboter präzise und rund um die Uhr, was den manuellen Aufwand drastisch reduziert und die Fehlerquote senkt. Allein seit Beginn von RPA-Lösungen wurden im Rems-Murr-Kreis rechnerisch 2.200 Stunden im Rahmen der Umsetzung von 7 Teilprojekten „gewonnen“.
Beispiele sind:
In regelmäßigen Intervallen wird geprüft, ob die im elektronischen Grundbuch hinterlegten Daten aktuell sind. Ältere Einträge werden ermittelt, damit sie anschließend von den Mitarbeitenden aktualisiert werden können. Ersparnis: 15 Stunden pro Woche
Das Landratsamt erhält vom Regierungspräsidium eine Liste mit zuweisenden Geflüchteten. Für jede Person bzw. Familie muss ein Fall im Fachverfahren angelegt werden. Mithilfe der Daten aus der Zuweisungsliste erstellt der Roboter diese Fälle selbstständig. Ersparnis: 4 Stunden pro Woche.
Um die Digitalisierung dieses Fachbereichs zu fördern, muss für jedes Gewerbe eine Fallakte im Dokumentenmanagementsystem (DMS) angelegt werden. Dies kann ausschließlich realisiert werden, indem aus dem Fachverfahren eine Verknüpfung zum DMS hergestellt wird. Ersparnis: einmalig 450 Stunden.
Der Fachbereich erhält Meldungen gemäß dem Infektionsschutzgesetz. Diese müssen aus dem Deutschen Elektronischen Melde- und Informationssystem für den Infektionsschutz (DEMIS) in das Fachverfahren übertragen werden. Die Datenübernahme erfolgt automatisiert durch den Roboter. Ersparnis: 2 Stunden pro Woche
Durch den Einsatz der Roboter werden die jeweiligen Teilprozesse im Rahmen einer IST-SOLL-Analyse vereinzelt auch direkt überdacht und vereinfacht, aber eben in jedem Fall schneller durchlaufen, was internen Abläufe optimiert. Während repetitive Aufgaben automatisiert ablaufen, können sich unsere Mitarbeitenden auf anspruchsvollere Projekte konzentrieren – sei es in der digitalen Transformation oder im Rahmen von Kernaufgaben im direkten Kundenkontakt wie etwa in sozialen Aufgabengebieten. Durch diese Umstrukturierung entsteht eine klare Win-Win-Situation: Die ökonomische Effizienz führt zu einer verbesserten Servicequalität.
RPA ist dabei kein Allheilmittel, sondern als Brückentechnologie eine wertvolle Ergänzung innerhalb der vorhandenen Arbeitsstrukturen. Die Realität in unserer Landkreisverwaltung zeigt allerdings auch, dass Robotic Process Automation mehr ist als ein temporärer Lösungsschritt ist. Sie erweist sich als sinnvolle Digitalisierungsmaßnahme, die digitale Transformation im Rems-Murr-Kreis aktiv unterstützt. Während langfristig auch integrative Organisations- und Digitalisierungsstrategien verfolgt werden, liefert RPA den dringend benötigten Impuls in Zeiten knapper Budgets und wachsender Anforderungen.
Good Practice: Mit Robotic Process Automation (mehr Zeit fürs Wesentliche)
Landkreis: Rems-Murr-Kreis
Kategorie: Digitales
Kosten: Software: jährliche Lizenzkosten ca 13.500 Euro (einmalige Implementierungskosten ca. 1.250 €)
Mehrwert: RPA übernimmt standardisierte Prozesse wie Dateneingaben, Formularprüfungen und Routineanfragen. Dabei arbeiten die Roboter präzise und ermüdungsfrei. Das senkt manuellen Aufwand (drastisch reduziert) und die Fehlerquote.
Übertragbarkeit: Prozesse, die in einer spezifischen Automatisierungssoftware programmiert werden, können nur innerhalb dieser Software ausgeführt werden. Eine Übertragbarkeit ist organisatorisch und technisch dann gewährleistet, wenn andere Verwaltungen die gleiche Software und vergleichbare Prozesse nutzen.
Ansprechperson: Mark Broers, Sachbearbeiter Digitalisierung, Telefon 07151/501-1301, m.broers@rems-murr-kreis.de
